PRIVATLIVSPOLITIK

Workwide AB

Org.nr: 556959-2404

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Sverige

Dette dokument beskriver, hvordan Workwide AB indsamler, behandler og beskytter personoplysninger i overensstemmelse med den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR).

1. Hvem er den dataansvarlige?

Inden for Workwide-gruppen er den dataansvarlige Workwide AB, org.nr: 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Sverige ("Workwide" eller "vi" eller afledte varianter heraf). Vi driver jobplatforme for jobsøgende, hvor arbejdsgivere publicerer jobopslag fra hele verden ("Tjenesterne"). Dette dokument udgør vores politik for indsamling og behandling af personoplysninger.

I henhold til databeskyttelsesforordningen 2016/679 (GDPR) er vi udpeget som dataansvarlig for de personoplysninger, for hvilke vi fastlægger formålene og midlerne for behandlingen. Med personoplysninger mener vi enhver information, der direkte eller indirekte er knyttet til en levende fysisk person. For eksempel navn og adresse, men også geografisk placering eller IP-adresser.

Vi samarbejder med betroede tredjeparter om at indsamle data. Vi kan også til tider dele oplysninger med disse tredjeparter, såsom din e-mailadresse eller dit telefonnummer. Disse tredjeparter kan knytte dine data til andre oplysninger, de indsamler, for at skabe personaliserede målgrupper eller levere målrettet reklame. For oplysninger om, hvordan disse tredjeparter behandler dine data, se venligst: Sådan bruger Google oplysninger

2. Hvilke personoplysninger behandles?

Vi behandler dine kontaktoplysninger såsom dit navn, din e-mailadresse og dit telefonnummer. Disse personoplysninger indsamles via kontaktformularen til arbejdsgivere eller ansøgningsformularerne til jobsøgende.

Derudover behandler vi også indholdet af CV'er og ansøgningsbreve, som du uploader til vores hjemmeside eller sender til os, samt alle oplysninger, der gives i forbindelse med din brug af Tjenesterne, såsom professionelle og brancherelaterede interesser.

Vi behandler også administrative personoplysninger, der indsamles automatisk, såsom din IP-adresse, identifikationsnummer, lokationsdata og cookies. De behandlede cookies varierer afhængigt af de platformtyper, du bruger. Cookiepolitikken er tilgængelig for hver platform her.

Bemærk venligst, at vi muligvis ikke kan levere Tjenesterne fuldt ud, medmindre du giver os de ovennævnte personoplysninger.

2a. Optagelse og analyse af samtaler

Workwide AB kan optage rekrutteringssamtaler (herunder telefon- og videoopkald) og behandle dem ved hjælp af AI-baserede analyse- og transskriptionsværktøjer for at vurdere kandidater, forbedre rekrutteringsprocessen og træne vores team.

Optagelser gemmes sikkert og er kun tilgængelige for autoriseret personale. Retsgrundlaget for denne behandling er samtykke, som indhentes inden optagelse.

Inden en optaget samtale begynder, informeres kandidaterne og bedes om at give deres udtrykkelige samtykke. Kandidater kan til enhver tid tilbagekalde deres samtykke ved at kontakte [email protected]. I sådanne tilfælde vil optagelsen blive slettet, medmindre loven kræver, at den opbevares.

3. Hvorfor behandler vi personoplysninger?

Vi behandler de ovennævnte personoplysninger i overensstemmelse med lovgivningen og af følgende årsager:

Kontaktoplysninger bruges til at sende vores nyhedsbrev og jobtilbud, efter du har accepteret at modtage oplysninger, der kan være af interesse for dig.

Behandlingen og videregivelsen af kontaktoplysninger, CV'er og personlige breve sendt til arbejdsgivere er kernen i vores forretning, og alt behandles, så du kan bruge vores Tjenester i overensstemmelse med Brugsbetingelserne. Af juridiske årsager er denne proces afsluttet, når du giver dit samtykke. Oplysningerne i dit CV kan indeholde følsomme personoplysninger, som kun behandles efter indhentelse af dit samtykke i henhold til lovgivningen. Dette samtykke indhentes, når du indsender dine personoplysninger til os.

Vi udfører administrative systemopgaver for at sikre den tekniske funktionalitet af vores Tjenester. Vores mål er også at forhindre svigagtig brug af Tjenesterne i forhold til de generelle vilkår og betingelser i overensstemmelse med de regulatoriske og juridiske rammer. Vi behandler også disse oplysninger legitimt for at forhindre, at vores Tjenester kompromitteres, og for at beskytte alle brugere og os selv. Derudover bruges det administrative datasystem til statistik og analyse for at udvikle vores Tjenester under overholdelse af gældende lovgivning. Interessen i disse data ligger udelukkende i deres statistiske nytte og er ikke beregnet til at identificere enkeltpersoner.

For behandlingsaktiviteter udført i overensstemmelse med vores legitime interesse har vi overvejet balancen mellem vigtigheden af dine egne interesser og betydningen af behandlingen af dine personoplysninger for dine interesser og din ret til privatliv. Vi har konkluderet, at vores legitime interesser ikke kan have forrang over dine privatlivsrettigheder, der ville forhindre behandlingen af personoplysninger.

4. Med hvem deler vi personoplysninger?

Kontaktoplysninger, CV'er og ansøgningsbreve deles kun med partnervirksomheder, der er en del af jobopslaget, eller som ønsker at tilbyde jobmuligheder. Vi deler kun personoplysninger med arbejdsgivere, der interesserer kandidaten. Vi har aftaler med alle vores partnervirksomheder og anvender derfor effektive sikkerhedsforanstaltninger ved dataoverførslen baseret på den model, der er udviklet af Europa-Kommissionen. Vi overvåger løbende, at personoplysninger behandles sikkert under respekt for vores egne regler, uanset om det er inden for eller uden for EU.

Nogle af vores IT-tjenester og digitale udbydere kan behandle data uden for EU/EØS, og vi kan anvende de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger for dataoverførsler til disse modtagere baseret på de aftalmodeller, der er udviklet af Europa-Kommissionen. Du kan få yderligere oplysninger om disse overførsler ved at kontakte os.

Bemærk venligst, at når du besøger vores hjemmeside, kan andre hjemmesider henvende sig til dig, og deres indsamling af personoplysninger er uden for vores kontrol. Privatlivspolitikkerne på disse hjemmesider vil regulere behandlingen af oplysninger, der er opnået fra dig.

5. Hvor længe opbevares personoplysninger?

En version af din ansøgning opbevares i Workwide Groups krypterede database for at sikre, at en kopi af din indsendelse til arbejdsgivere bevares. Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for brugen af Tjenesterne, og vi har en legitim interesse i at opbevare dem, medmindre der er en juridisk forpligtelse til at opbevare dem i en længere periode. Personoplysninger slettes altid på din anmodning og når de ikke længere er nødvendige for behandlingen.

6. Kan jeg bede jer om at ændre, slette mine personoplysninger eller tilbagekalde mit samtykke?

Ja. Hvis du ikke længere ønsker at modtage vores nyhedsbrev eller andre lignende oplysninger, kan du enten framelde dig eller anmode om, at dine personoplysninger slettes. Det samme gælder, hvis du har brugt en af vores Tjenester og ønsker at få dit CV og kontaktoplysninger slettet. Vi vil også, hvor det er muligt, tage skridt til at informere andre modtagere, hvis du ønsker at få dine personoplysninger slettet. Kontakt os på [email protected], og vi vil behandle din anmodning.

Du har ret til at anmode om adgang til behandlingen af dine personoplysninger eller at få yderligere oplysninger om behandlingen heraf, samt til at korrigere, opdatere, fuldstændiggøre eller begrænse behandlingen af dine personoplysninger. Du har også ret til at tilbagekalde dit samtykke, hvilket ikke vil påvirke lovligheden af tidligere databehandling, inden dit samtykke blev tilbagekaldt, med undtagelse af direkte markedsføringskommunikation.

Hvis behandlingen er baseret på samtykke i overensstemmelse med lovgivningen eller ved accept af betingelserne, har du ret til dataportabilitet. Det betyder, at du kan modtage dine personoplysninger fra os i et standard-, struktureret og computeriseret format, og du har ret til at overføre dine data til en anden dataansvarlig efter eget valg.

7. Hvilke personoplysninger har I om mig?

Kontakt os på [email protected], og vi vil gennemgå din anmodning. Vi kan give dig en kopi af de personoplysninger, vi har, hvis du ønsker det.

8. Hvad kan jeg gøre, hvis jeg ikke er tilfreds med, hvordan I bruger mine personoplysninger?

Kontakt os på [email protected] eller vores databeskyttelsesansvarlig på [email protected], og vi vil gøre vores bedste for at løse sagen. Hvis det er nødvendigt, har du mulighed for at indgive en klage til den svenske databeskyttelsesmyndighed (IMY), www.imy.se.

9. Juridiske anmodninger og forebyggelse af skade

Vi kan bruge, lagre og dele dine oplysninger ved juridiske anmodninger (såsom retskendelser, domstolsordrer, retssager eller andet) eller når det er nødvendigt at kommunikere dem for at opdage, forhindre eller håndtere svigagtig brug eller anden kriminel aktivitet for at beskytte os selv, dig og andre brugere, herunder i forbindelse med en undersøgelse, hvor vi handler i god tro, som krævet ved lov.

Dette kan omfatte en reaktion på en juridisk anmodning fra jurisdiktioner uden for Det Europæiske Fællesskab eller Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, i det omfang vi handler i god tro, og anmodningen kommer fra en retslig myndighed i den pågældende jurisdiktion, berører dens brugere og er i overensstemmelse med internationalt anerkendte standarder.

Oplysninger opnået gennem din brug af Tjenesterne, herunder finansielle oplysninger, kan bruges og lagres i en udvidet periode, når oplysningerne er genstand for en undersøgelse eller juridisk forpligtelse, en statsundersøgelse eller en undersøgelse af mulige overtrædelser af vores Brugsbetingelser eller i strid med vores Politik, for at forhindre enhver skade.

10. Meddelelse om ændringer

Hvis vi foretager ændringer i denne Privatlivspolitik, vil den nye Privatlivspolitik blive offentliggjort online på denne side. Hvis disse ændringer er væsentlige, vil du blive informeret, og dit samtykke vil om nødvendigt blive anmodet igen.

BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER I REKRUTTERINGSTJENESTER

Dette afsnit gælder for behandlingen af personoplysninger i forbindelse med Workwides rekrutteringstjenester, der leveres til klientvirksomheder i henhold til en serviceaftale ("Rekrutteringstjenester"). Dette er ud over afsnittene ovenfor, som gælder for alle brugere af Workwides platforme.

11. Dataansvarlig i rekrutteringstjenester

Workwide AB (org.nr 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Sverige) er den dataansvarlige for alle personoplysninger, der behandles i forbindelse med leveringen af Rekrutteringstjenester.

Når Workwide indsender kandidatoplysninger til en klientvirksomhed, bliver klientvirksomheden uafhængig dataansvarlig for de kandidatdata, den modtager. Workwide og klientvirksomheden handler ikke som fælles dataansvarlige. Hver part fastlægger uafhængigt formålene og midlerne for sin egen behandling af kandidatens personoplysninger efter overførslen.

12. Kategorier af personoplysninger behandlet i rekrutteringstjenester

Kandidatdata behandlet i rekrutteringstjenester:

• Fuldt navn, e-mailadresse, telefonnummer og placering
• Curriculum vitae (CV), herunder ansættelseshistorik, uddannelse, færdigheder og kvalifikationer
• Screeningsoversigt udarbejdet af Workwide (vurdering af egnethed, samtalenoter, sprogkompetencevurdering)
• Lønforventninger og nuværende kompensation
• Tilgængelighed til samtaler og startdato
• Flytningsstatus og præferencer
• Enhver anden information, der frivilligt er givet af kandidaten under rekrutteringsprocessen

Klientkontaktdata:

• Navn, jobtitel, e-mailadresse og telefonnummer på klientens udpegede kontaktpersoner
• Virksomhedsnavn, registreret adresse og CVR-nummer

13. Formål og retsgrundlag for behandling i rekrutteringstjenester

Kandidatdata:

Workwide behandler kandidaters personoplysninger med det formål at søge, screene og præsentere kandidater for klientvirksomheder som en del af Rekrutteringstjenesterne. Retsgrundlaget for denne behandling er:

• Legitim interesse (artikel 6, stk. 1, litra f) GDPR): Workwide har en legitim interesse i at behandle kandidatdata for at opfylde sine kontraktlige forpligtelser over for klientvirksomheder og matche kandidater med passende beskæftigelsesmuligheder. Denne interesse er afvejet mod kandidaternes rettigheder og friheder, og Workwide har konkluderet, at behandlingen ikke tilsidesætter kandidaternes privatlivsinteresser.
• Samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a) GDPR): Hvor kandidater frivilligt har indsendt deres oplysninger til Workwides platforme eller givet deres CV direkte til en Workwide-rekruttør, indhentes samtykke på indsendelsestidspunktet.

Klientkontaktdata:

Workwide behandler klientkontaktdata med det formål at udføre og administrere rekrutteringsserviceaftalen. Retsgrundlaget er kontraktlig nødvendighed (artikel 6, stk. 1, litra b) GDPR) og legitim interesse (artikel 6, stk. 1, litra f) GDPR).

14. Hvordan kandidatdata deles med klientvirksomheder

Når Workwide identificerer en kandidat som et potentielt match til en klients ledige stilling, deler Workwide kandidatens oplysninger med klientvirksomheden. Dette omfatter typisk:

• Kandidatens CV
• En screeningsoversigt udarbejdet af Workwide
• Lønforventninger og tilgængelighed
• Flytningsstatus
• Eventuelle noter relevante for kandidatens egnethed til rollen

Denne deling er en kernedel af Rekrutteringstjenesterne og er dækket af Workwides legitime interesse i at opfylde sin serviceaftale med klienten. Kandidater informeres om, at deres data kan deles med ansættende virksomheder som en del af Workwides rekrutteringsproces.

Når kandidatdata er delt med en klientvirksomhed, er klientvirksomheden uafhængigt ansvarlig for sin behandling af disse data i overensstemmelse med sine egne privatlivsforpligtelser i henhold til GDPR.

15. Opbevaring af personoplysninger i rekrutteringstjenester

Kandidatdata i aktive rekrutteringsengagementer:

Workwide opbevarer kandidaters personoplysninger i mindst 12 måneder fra datoen for den seneste introduktion til en klientvirksomhed. Denne periode svarer til introduktions- og anti-omgåelsesvinduet i Workwides serviceaftaler.

Kandidatdata til fremtidige muligheder:

Ud over det aktive rekrutteringsengagement opbevarer Workwide kandidatprofiler i sit ansøgersporingssystem med det formål at matche kandidater med fremtidige beskæftigelsesmuligheder, baseret på legitim interesse (artikel 6, stk. 1, litra f) GDPR). Denne opbevaring fortsætter, indtil kandidaten anmoder om sletning, eller indtil Workwide fastslår, at dataene ikke længere er relevante.

Workwide foretager periodiske gennemgange af opbevarede kandidatdata mindst hvert 36. måned. Profiler uden interaktion (ingen ansøgning, intet login, ingen kontakt med en Workwide-rekruttør og intet svar på kommunikation) inden for de foregående 36 måneder kan anonymiseres eller slettes. Kandidater kan til enhver tid anmode om sletning af deres data ved at kontakte [email protected], og Workwide vil behandle sådanne anmodninger uden unødig forsinkelse.

Klientkontaktdata:

Workwide opbevarer klientkontaktdata i aftalens løbetid og i en periode på 24 måneder efter opsigelse med det formål at administrere eventuelle udestående forpligtelser (såsom rabatperioder eller honorarkrav).

16. Grænseoverskridende overførsler i rekrutteringstjenester

Workwide kan overføre kandidatdata til klientvirksomheder beliggende i andre EU/EØS-medlemsstater. Sådanne overførsler er tilladt i henhold til GDPR uden yderligere sikkerhedsforanstaltninger.

I tilfælde af at kandidatdata overføres til en klientvirksomhed eller tjenesteudbyder beliggende uden for EU/EØS, sikrer Workwide, at overførslen er underlagt passende sikkerhedsforanstaltninger, herunder de standardkontraktbestemmelser, der er godkendt af Europa-Kommissionen, eller en anden gyldig overførselsmekanisme i henhold til kapitel V i GDPR.

17. Kandidaters rettigheder i rekrutteringskonteksten

Kandidater, hvis data behandles som en del af Rekrutteringstjenester, har følgende rettigheder i henhold til GDPR:

• Ret til indsigt: Anmod om en kopi af de personoplysninger, Workwide har om dem
• Ret til berigtigelse: Anmod om rettelse af unøjagtige eller ufuldstændige data
• Ret til sletning: Anmod om sletning af deres data, med forbehold for Workwides legitime opbevaringsinteresser
• Ret til begrænsning: Anmod om, at behandlingen begrænses under visse omstændigheder
• Ret til dataportabilitet: Modtag deres data i et struktureret, almindeligt anvendt format
• Ret til indsigelse: Gør indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse
• Ret til at tilbagekalde samtykke: Hvor behandlingen er baseret på samtykke, tilbagekaldes dette samtykke til enhver tid uden at påvirke lovligheden af tidligere behandling

For at udøve nogen af disse rettigheder bedes kandidater kontakte Workwide på [email protected].

Workwide AB

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Sverige

E-mail: [email protected] | Telefon: +46 54 22 44 440

Moms: SE 556959240401 | Reg.nr: 556959-2404

Svensk databeskyttelsesmyndighed (IMY): www.imy.se